Відповідно до п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мiнпрацi, Мiн'юсту, Мiнсоцзахисту вiд 29.07.1993 р. № 58 (далі - Інструкція № 58), власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення.
Водночас п. 4.2 Інструкції № 58 установлено: якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Таке повідомлення бажано надіслати рекомендованим листом «із повідомленням» роботодавця про отримання листа працівником, оскільки в разі виникнення трудового спору в роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини в затримці видачі працівнику трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою керівництвом не отримано, то слід керуватися нормами п. 6.2 Інструкції № 58, відповідно до яких трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Відповідні роз'яснення надані головним державним інспектором відділу з питань експертизи умов праці Управління Держпраці в Кіровоградській області.
