С целью выдачи заработной платы наличными средствами через кассу предприятия необходимо оформить расходные кассовые документы в соответствии с утвержденными НБУ формами.
В случае выдачи отдельным физическим лицам наличных (в т.ч. работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт или заменяющий его документ, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличных с указанием полученной суммы (гривен - прописью, копеек - цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета. Если расходная ведомость составлена на выдачу наличных нескольким лицам, то получатели также предъявляют паспорта или заменяющие их документы и расписываются в соответствующей графе документа (п. 3.5 р. 3 Положения № 637).
Для выведения остатка наличных в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличных из кассы не подтверждена подписью получателя.
Выдачу наличных кассир проводит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или расходной ведомости (п. 3.6 р. 3 Положения № 637).
Если выдача наличных осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке в соответствии с законодательством Украины, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличные. В случае выдачи наличных по расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает в ней надпись «За довіреністю».
Пунктом 3.8 р. 3 Положения № 637 предусмотрено, что выплаты, связанные с оплатой труда, проводятся кассиром предприятия или по расходным кассовым ордерам на каждого получателя или по расходным ведомостям.
В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму наличных, выданных для выплат, связанных с оплатой труда, составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой расходной ведомости.
